La gestion des documents électroniques peut rapidement devenir une tâche chronophage, surtout lorsque vous dirigez une entreprise. Heureusement, certains dispositifs, tels que les logiciels de GED, facilitent grandement cette activité en permettant de gagner du temps et d’organiser efficacement vos documents. Avec la multitude de solutions disponibles sur le marché, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver et de faire le bon choix. Cet article vous éclaire sur les logiciels GED, leurs points forts, et vous guide pour sélectionner le logiciel le mieux adapté qu’il s’agisse de :
- un système SaaS
- une installation on-premise
- un dispositif reconnu comme DocuWare,
Largement utilisé pour la gestion numérique des documents et le traitement sécurisé de l’information.
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Logiciel de GED : définition et fonctionnement
Les solutions GED, ou logiciel de Gestion Électronique de Documents, représente un outil informatique conçu pour la gestion de l’ensemble des documents électroniques de manière sécurisée et centralisée. De ce fait, tous les documents liés à l’entreprise et à ses salariés est stocké dans un dispositif unique. À l’heure où la dématérialisation représente un enjeu majeur pour de nombreuses organisations, le logiciel GED offre la possibilité de l’optimisation de la gestion documentaire interne tout en réduisant considérablement le temps consacré aux process documentaires. De plus, ce type d’option garantit la protection des dossiers archivés tout en offrant un accès flexible aux données, quel que soit le lieu ou le moment. Pour choisir son logiciel GED n’hésitez pas à consulter le site d’un expert en GED.
Pourquoi adopter un logiciel GED ?
Aujourd’hui, chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur, manipule un volume important de documents :
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- contrats de travail
- fiches de paie
- dossiers du personnel
- justificatifs
- documents légaux
Il est facile de s’y perdre sans une organisation adaptée.
Les avantages concrets pour les entreprises
L’adoption des solutions GED présente de nombreux profits stratégiques pour les entreprises. Elle permet notamment de :
Centraliser les documents : Grâce à son format entièrement digital, la GED permet de regrouper une grande quantité de documents dans un espace unique et structuré :
Un atout considérable pour les entreprises traitant un volume important de contenus numériques.
Optimiser le gain de temps : En facilitant l’accès aux informations par une simple recherche, la solution GED permet d’exploiter les documents plus rapidement. Quelques clics suffisent pour retrouver une facture, un contrat ou un dossier, ce qui accélère les opérations quotidiennes.
Renforcer la protection des documents : Les logiciels GED assurent une protection renforcée des informations stockées, tout en limitant les risques de piratage ou de fuite de données sensibles. La gestion des accès, le chiffrement des données et les autorisations personnalisées sont autant de garanties essentielles.
Favoriser la synergie interne : Véritable plateforme collaborative, les solutions GED encouragent la coopération entre les utilisateurs. Le partage des documents, la possibilité de les commenter ou de les modifier en temps réel, ainsi que l’ajout d’outils comme la messagerie instantanée, soutiennent une collaboration fluide et réactive.
Améliorer la productivité : En réduisant les pertes de temps liées à la quête ou au traitement des documents :
La GED permet aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Cela se traduit par une meilleure efficacité globale.
Assurer le respect des normes : Une solution GED permet de rester aligné avec les obligations légales, notamment le respect du RGPD ou encore l’horodatage automatique des factures et documents sensibles.
Réduire les coûts : En limitant l’usage de ressources physiques comme le papier ou l’encre et en diminuant les frais liés au stockage, la GED représente une option économique. L’utilisation d’un seul dispositif aux multiples fonctionnalités permet en outre d’optimiser les processus internes.
Agir en faveur de l’environnement : En passant à la digitalisation, les entreprises réduisent significativement leur impact écologique, notamment en limitant :
- la consommation de papier
- les déplacements liés à la gestion manuelle des documents.
Comment bien choisir son logiciel GED ?
Choisir un dispositif de gestion électronique des documents (GED) ne se fait pas à la légère. Ce procédé stratégique demande une réelle réflexion afin d’opter pour un dispositif adapté aux besoins spécifiques de votre PME. Pour vous accompagner dans ce choix, voici les étapes clés à suivre :
Évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise
Avant de comparer les offres, commencez par faire le point sur les besoins réels de votre entreprise en matière de gestion électronique. Cette étape est essentielle pour orienter votre choix vers un dispositif réellement adapté. Posez-vous les bonnes questions :
- La GED doit-elle uniquement servir à archiver votre document ?
- Souhaitez-vous également l’utiliser pour valider et diffuser des contenus numériques ?
- Quels systèmes ou logiciels utilisez-vous déjà, et que souhaitez-vous optimiser ?
- Quelles contraintes ou problématiques souhaitez-vous résoudre avec une solution GED ?
Cette phase de diagnostic interne va vous permettre de définir un cahier des charges clair et cohérent.
Déterminer les fonctionnalités prioritaires
Une fois les besoins identifiés, dressez la liste des fonctionnalités indispensables à votre activité. Ces fonctions varient selon les usages attendus et les processus professionnels à soutenir. Parmi les options les plus couramment recherchées :
- numérisation des documents papier
- archivage centralisé sécurisé
- moteur de recherche performant pour un accès rapide aux données
- partage de fichiers interne ou externe
- intégration signature électronique
- messagerie instantanée ou application de notifications
- automatisation des tâches répétitives : classement, rappels, validation, etc.
Chaque entreprise doit prioriser ces fonctions en fonction de ses procédures internes et des objectifs à atteindre.
Comparer les options disponibles
Le marché des logiciels GED est particulièrement vaste et dynamique. Face à cette profusion d’offres, il peut être difficile de distinguer le logiciel le plus adapté à vos besoins. Pour vous y retrouver, il est conseillé de mettre en place un tableau comparatif recensant les critères essentiels :
- tarif
- bénéfices
- évolutivité
- fonctionnalités
- niveau de sécurité
- qualité du support client
- éventuelles limites techniques
- etc.
Cette analyse permet également d’évaluer dans quelle mesure les dispositifs peuvent s’intégrer à vos procédures internes, en particulier ceux liés à la gestion documentaire. Grâce à une comparaison structurée et objective, les entreprises peuvent ainsi mieux cerner l’application qui répond le plus efficacement à leurs enjeux métiers, à leurs objectifs de performance et à leurs obligations réglementaires.
Opter pour un appareil facile à utiliser
Il arrive fréquemment que la productivité soit associée à la simplicité. Il se peut que certains logiciels digitaux soient difficiles à utiliser et ne soient pas nécessairement intuitifs. Dans le domaine de la GED, il est donc conseillé aux entreprises de choisir un dispositif d’utilisation simple, facile et rapide à mettre en œuvre. Un dispositif intuitif
- diminue les obstacles à son utilisation
- s’insère de façon plus fluide dans les processus d’activité quotidiens.
Pour être efficace, une GED doit être accessible à tout le monde et apporter un authentique gain de temps. Il est essentiel que la GED soit facile à utiliser, sinon vos employés pourraient l’esquiver et tout faire pour ne pas l’utiliser.
Réfléchir à la sécurité des données
Dans un contexte professionnel, la sauvegarde des données est d’une importance cruciale. De nombreuses informations sensibles sont détenues par divers départements, touchant à la fois les clients, les employés et l’entreprise elle-même. C’est pourquoi il est primordial de garantir la protection et la sécurité de ces données. Il est donc essentiel de choisir une solution GED électronique axée sur la sécurité des informations, qui assure la confidentialité des documents tout en régulant l’accès à ceux-ci, conformément à vos processus de respect des normes.
Évaluer les tarifs avec discernement
Face à la diversité des logiciels GED disponibles sur le marché allant des offres gratuites aux plateformes haut de gamme il est essentiel d’analyser attentivement le rapport qualité-prix. L’objectif n’est pas simplement de trouver la solution gratuite, mais celle qui propose un bon équilibre entre coût, fonctionnalités, évolutivité et services associés.
Une recherche approfondie va vous permettre d’identifier les plateformes les mieux adaptées à vos besoins spécifiques. Pour limiter les risques, privilégiez un dispositif proposant un essai gratuit : cela vous donne l’occasion de tester concrètement le dispositif avant tout engagement.
Si le prix reste un critère important, il ne doit jamais être le seul. Une application trop économique peut cacher des limitations importantes. Une recherche rigoureuse vous aide à faire un choix :
- éclairé
- durable
- rentable à long terme.
Avoir une mise à jour fréquente
Pour être viable, un logiciel de gestion électronique des documents doit assurer une actualisation fréquente. Votre solution de gestion documentaire doit être constamment mise à jour pour rester en adéquation avec vos processus internes, qu’il s’agisse de :
- nouvelles fonctionnalités
- corrections
- mise en conformité
- adaptabilité aux dernières directives.
Elle doit être flexible et se tenir au courant des changements dans les processus professionnels pour continuer à satisfaire de manière efficace les exigences de l’entreprise. Une mise à jour régulière prolonge la longévité d’une solution de gestion électronique des documents et, par conséquent, son utilité.
Opter pour un logiciel adaptable
Pour finir, il est essentiel d’opter pour des logiciels adaptables qui peuvent être aisément modifiés. Ces derniers sont capables de s’ajuster aux innovations de la gestion électronique des données.
Il doit être adaptable et par conséquent, se modifier en fonction des changements de votre domaine d’activité.
Par ailleurs, soyez vigilant et évitez de sélectionner une solution de gestion documentaire fermée qui limite fortement votre flexibilité.
L’objectif est de favoriser un dispositif capable de s’ajuster à votre domaine d’activité, aux missions de vos collaborateurs et aux exigences de votre entreprise.